Łatwo jechać, łatwo wrócić - trudniej jest się z niej rozliczyć - Inne - Komenda Stołeczna Policji

Polecenie wyjazdu służbowego

W przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych bądź udziału w ważnych przedsięwzięciach organizowanych na terenie policyjnych ośrodków szkoleniowych, w większości przypadków osoba delegowana ma zapewnione wyżywienie i zakwaterowanie na czas pobytu. Wówczas kompetentna osoba, pracownik ośrodka, w prawej części delegacji potwierdza pobyt służbowy. Wpisuje tam wówczas, w jakim czasie osoba przebywała na terenie ośrodka i na jaki czas zapewniono jej wyżywienie. Wówczas pracownik Wydziału Finansów i Budżetu KSP bez zbędnej zwłoki naliczy przysługujące diety z tego tytułu.

Koszty podróży

Przejdźmy do drugiej strony omawianego druku, z którą wypełniający mają najwięcej kłopotu. Rachunek kosztów podróży nie może zawierać niewypełnionych pól. Należy dokładnie rozpisać godziny przejazdu do miejsca delegowania, a następnie po zakończeniu podróży służbowej wypełnić pole wpisując dokładne godziny powrotu. Niedopuszczalnym jest wpisywanie w miejscu określenia środka lokomocji dwóch przewoźników np. „PKP/PKS”. Jeżeli faktycznie policjant czy pracownik Policji podróżowali dwoma środkami lokomocji, należy każdy z nich rozpisać osobno, pamiętając o podaniu kosztów poniesionych za przejazd. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przepisy Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 października 2002 roku nie wymagają od funkcjonariuszy Policji załączania biletów, inaczej przedstawia się to u pracowników cywilnych, tj. osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, o czym mówi § 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku.

Kilkutygodniowe szkolenia

W przypadkach, gdy pracownicy,  a zwłaszcza dotyczy to policjantów kierowani są na kilkutygodniowe szkolenia do policyjnych ośrodków, zwrot kosztów dojazdu do miejsca i powrotu z niego należy się wyłącznie za dzień jego rozpoczęcia i zakończenia delegowania. Wpisanie w delegacje innych wyjazdów do miejsca zamieszkania i powrotu do ośrodka jest niedopuszczalne, jeśli miały one charakter prywatny. Jeśli konieczne jest wykwaterowanie z miejsca szkolenia, a zdarza się to z różnych względów, ośrodek przedstawia stosowne zaświadczenie na tę okoliczność i wówczas pracodawca takie koszty zawraca delegowanemu. Taka informacja może również znaleźć się w części druku przeznaczonej do wypełnienia w celu stwierdzenia pobytu służbowego.

Akceptacja przełożonego

Po wypełnieniu części dot. środków lokomocji, poniesionych kosztów i czasu podróży, pracownicy i policjanci składają swój podpis na drugiej stronie druku w miejscu „niniejszy rachunek przedkładam”. Następnie przekazują do akceptacji przełożonemu, który składa podpis w miejscu sprawdzenia jej pod względem formalnym i rachunkowym. Zaakceptowany druk pracownicyi policjanci Komend Rejonowych Policji i Komendy Stołecznej Policji winni niezwłocznie złożyć w Sekcji Rozliczeń Wydziału Finansów i Budżetu KSP celem sprawdzenia, naliczenia diet i ryczałtów oraz przygotowania należności do wypłaty. Pracownicy i policjanci Komend Powiatowych Policji składają wypełnione delegacje w swoich jednostkach u wyznaczonych osób.

Zaliczki

Ostatnia, ale bardzo ważna kwestia, jaką należy poruszyć przy omawianiu wyjazdów służbowych są zaliczki, które można pobrać w Kasie KSP przed planowanym delegowaniem. W tym celu należy zgłosić się do Sekcji Rozliczeń WFiB KSP, gdzie obliczana jest możliwa do pobrania kwota na poczet zaliczki, ewidencjonowana w rejestrze i akceptowana przez Naczelnika Wydziału Finansów i Budżetu KSP. Zaliczki z reguły pobierane są przez osoby, które nie mają zapewnionego zakwaterowania i wyżywienia w miejscu, gdzie są kierowane. Z pobranej zaliczki regulują płatności w miejscu pobytu otrzymując za to fakturę wystawioną na Komendę Stołeczną Policji. Należy pamiętać, aby na fakturze znalazły się informacje, kto korzystał z usług danej placówki, hoteli czy instytucji. Dokument taki powinien być wystawiony na każdą osobę indywidualnie. W przypadku nie uregulowania na miejscu należności i otrzymania faktury do zapłaty przelewem, dokument taki niezwłocznie winien wpłynąć do WFiB KSP celem realizacji. Z wystawionymi dla delegowanych zaliczkami niestety niejednokrotnie borykają się pracownicy Sekcji Rozliczeń WFIB KSP. Pomimo informowania zaliczkobiorców o konieczności rozliczenia pobranych z kasy pieniędzy na podróż służbową w terminie 7 dni od jej zakończenia i takiej informacji zawartej na delegacji, że pobrana w kasie KSP kwota będzie odliczona od uposażenia czy wynagrodzenia, niektórzy nie respektują tego obowiązku. Takie sytuacje w znaczny sposób utrudniają pracę pracowników Wydziału Finansów i Budżetu i zakłócają jego funkcjonowanie w należyty sposób. Aby ułatwić kontakt z Państwem, prosimy o wpisywanie na drukach nr tel. służbowych i numerów identyfikacyjnych. Należy dodać także w tym miejscu, że pracownicy WFiB KSP nie mogą nanosić żadnych zmian na drukach na prośbę delegowanych i w przypadku niekompletnych dokumentów będą one zwracane do poprawy, co tym samym wydłuży drogę wypłacenia należności. Pamiętajmy także, że podróż służbową krajową należy rozliczyć w przeciągu 14 dni od jej zakończenia.

W przypadku jakichkolwiek utrudnień z rozliczeniem wyjazdów służbowych i wątpliwości przy wypełnieniu druku Pu Os 232 prosimy o kontakt z Sekcją Rozliczeń WFiB KSP. Uprzejmie informujemy, że od listopada 2013 roku sprawdzaniem oraz naliczaniem kosztów związanych z wyjazdami służbowymi pracowników i policjantów Komend Rejonowych Policji i Komendy Stołecznej Policji  zajmuje się p. Justyna Krajewska (pokój 113, tel. 366-79), która z pewnością rozwieje Państwa wszelkie wątpliwości i udzieli niezbędnych informacji.