Jak poprawnie przygotować „OZ”? - Inne - Komenda Stołeczna Policji

SPOSÓB PORZĄDKOWANIA AKT PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM LUB SKŁADNIC AKT/REGISTRATUR w świetle zapisów zał. nr 3 Zarządzenia 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji.

Materiały „OZ” podlegają odpowiedniemu opracowaniu przed przekazaniem ich do zasobu archiwalnego m.in. poprzez:1. 

1. Przygotowanie materiałów „OZ” do archiwizacji

• ułożenie spraw i poszczególnych dokumentów w sprawach chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu, kończące na spodzie),
• usunięcie metalowych części  z akt spraw „OZ”,
• zszycie i ponumerowanie kart, końce sznurków winny być oklejone i opieczętowane na dodatkowej kartce dołączonej do akt, gdzie należy odnotować liczbę kart, imię i nazwisko, podpis (dodatkową kartę dołącza się również na początku teczki w przypadku materiałów kategorii „A”),
• traktowanie zdjęć, dyskietek, płyt dołączonych do akt jako kolejnych kart,
• numerowanie kart oddzielnie w każdym tomie, jeżeli akta danej sprawy skompletowane są w kilku tomach – wyjątkiem są akta kontrolne postępowań przygotowawczych, które mogą zawierać ciągłą numerację przez wszystkie tomy sprawy,
• sporządzenie spisu spraw (spisu zawartości teczki, przeglądu akt) – w przypadku jego braku, spis dokumentów znajdujących się w teczce musi bezwzględnie odpowiadać zawartości teczki,
• do spraw ostatecznie zakończonych, zawierających 5 różnych dokumentów (pismo przewodnie wraz z załącznikami stanowi całość i powinno być liczone jako 1 dokument), należy sporządzić przegląd akt.

2. Klasyfikacja akt – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji

W chwili obecnej nadal funkcjonują dwa przepisy zarówno „nowy” i „stary” Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji, a klasyfikacji należy dokonywać wg następujących kryteriów:

• akta spraw zakończonych do dnia 31.12.2007 r. (liczy się data ostatniego dokumentu kończącego sprawę lub data upływu okresu obowiązywania np. w przypadku planów, decyzji, regulaminów, a nie data przybicia pieczęci „OZ”) należy klasyfikować wg „starego” JRWAP z roku 1995,
• akta spraw zakończonych po dniu 01.01.2008 r. podlegają klasyfikowaniu wyłącznie na podstawie JRWAP wprowadzonego Zarządzeniem nr 93 MSWiA z dnia 17.12.2007 r.,
• tytuły teczek powinny odzwierciedlać faktyczną ich zawartość, złą praktyką jest ograniczenie się jedynie do hasła klasyfikacyjnego „przepisanego” z JRWAP. W tytule teczki należy możliwie precyzyjnie opisać rodzaj i charakter dokumentów. Dokładne opisy teczek w znacznym stopniu ułatwią późniejsze wyszukiwanie materiałów z zasobu archiwalnego,
• spisy akt przekazanych oraz tytuły teczek nie mogą zawierać treści niejawnych, należy posługiwać się inicjałami lub kryptonimami.

LITERATURA / AKTY PRAWNE:

1. Zarządzenie nr 920 KGP z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16 poz. 95),

2. Zarządzenie nr 93 MSWiA z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz. Urz. MSWiA 2008 r. Nr 1, poz.1),

3. Zarządzenie nr 53 MSW z dnia 28 sierpnia 2012 r. zmieniające zarządzenie w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz. U. MSW, poz. 58),

4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji z 1995 r.

Opracowała: st. specjalista Violetta Urbańska
Sekcja Archiwum WOINiA KSP