Zmiany w urzędach od 1 marca - Aktualności - Wydział Prewencji KSP

Od 1 marca urzędy gmin będą miały dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych. Jest to jedna, centralna baza danych zawierająca m.in. rejestry PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego.

Wniosek o dowód lub akt urodzenia w dowolnym urzędzie

Dzięki zintegrowanemu Systemowi Rejestrów Państwowych adres zameldowania nie będzie już decydował o miejscu prowadzenia wielu formalności urzędowych. Sprawy związane z dowodami osobistymi czy aktami stanu cywilnego załatwimy w dowolnym urzędzie na terenie całego kraju.

Przykład: Jesteś zameldowany w Gdańsku, ale mieszkasz w Poznaniu. Dotychczas, by złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego lub uzyskanie odpisu aktu małżeństwa, musiałeś poświęcić czas na podróż do „swojego” urzędu. Często wiązało się to z urlopem w pracy. Od 1 marca te sprawy załatwisz w dowolnym urzędzie gminy (możesz wybrać ten, który jest najbliżej twojego miejsca zamieszkania).

Nowy wzór dowodu osobistego

Każdy, kto złoży po 1 marca wniosek o wydanie dowodu osobistego, otrzyma dokument tożsamości oparty na nowym wzorze. Co się zmieni? Na dokumencie pojawi się szereg nowych zabezpieczeń. M.in. dwukrotnie powtórzone zdjęcie, mikrodruki, tłoczenia i specjalne farby. Dzięki temu znacznie trudniej będzie go sfałszować. Na dowodzie znajdą się informacje o polskim obywatelstwie, a opisy pól będą również w języku angielskim. Nie będzie także informacji o kolorze oczu i wzroście, ani skanu podpisu posiadacza. Zniknie również adres zameldowania. Dane adresowe nie są informacją, która stanowi o tożsamości osoby, więc ich umieszczenie w dowodzie osobistym nie jest konieczne.

Przykład: Jeśli zmienisz miejsce zameldowania, nie będziesz już musiał wymieniać dowodu tożsamości, by dane były aktualne.

Uproszczony wniosek o dowód osobisty

Wniosek o wydanie dowodu osobistego złożymy na nowym, bardziej przejrzystym wniosku. Prace nad wnioskiem poprzedziliśmy badaniem, z którego wynika, że obywatele w nowym formularzu popełniają 5 razy mniej błędów.

Przykład: W nowym wniosku znajdzie się m.in. instrukcja napisana prostym językiem i przedstawiona graficzne. Na dotychczasowych wnioskach znajdowała się ona na dole, więc nikt jej nie czytał. W nowym formularzu zostaną wprowadzone także większe marginesy, które pozwolą uniknąć problemów przy drukowaniu. Ujednolicony zostanie również format wniosku (do formatu A4) oraz wprowadzany będzie wyraźniejszy podział na sekcje tematyczne.

Ślub poza urzędem 

Od 1 marca przyszli małżonkowie będą mogli wziąć ślub poza urzędem stanu cywilnego. Para będzie musiała złożyć wniosek do kierownika urzędu. Pamiętajmy, że dzięki zintegrowanemu Systemowi Rejestrów Państwowych możemy złożyć go w dowolnym urzędzie na terenie całego kraju. Możemy również wybrać, inne niż urząd, miejsce ceremonii. Musimy jednak wziąć pod uwagę, że musi być to miejsce gwarantujące zachowanie powagi i doniosłości ceremonii oraz bezpieczeństwa wszystkich uczestników. Ostateczna decyzja będzie należała do kierownika USC. W myśl nowych przepisów za zorganizowanie takiej uroczystości przyszli małżonkowie, będą musieli zapłacić 1000 zł.

Przykład: Do tej pory małżeństwo można zawrzeć w innym miejscu niż urząd jedynie w szczególnych przypadkach, np. gdy jedno z przyszłych małżonków przebywa w szpitalu lub w zakładzie karnym. Teraz przyszli małżonkowie będą mogli zorganizować ceremonię na przykład na zamku lub innym wybranym miejscu.  

Nadawanie obcego imienia

Już wkrótce możliwe będzie również nadawanie dzieciom imion obcego pochodzenia. Nadal będzie obowiązywał przepis mówiący, że dziecku można nadać maksymalnie dwa imiona. Rodzice przy wyborze imienia będą musieli pamiętać, że nie może być ono zdrobniałe, uwłaczające, ani ośmieszające. Decyzja o tym, czy zaproponowane przez rodziców imię spełnia wymagania przewidziane przez przepisy, należy do kierownika USC. 

Przykład: Rodzice, mający oboje polskie obywatelstwo, będą moli nazwać swoje pociechy obcobrzmiącymi imionami, np. Mercedes, Takahiro czy Liam.

System Rejestrów Państwowych

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych we współpracy z Centralnym Ośrodkiem Informatyki podjęło decyzję o zintegrowaniu najważniejszych rejestrów państwowych. Tak powstał jeden System Rejestrów Państwowych (SRP), do którego będą miały dostęp wszystkie urzędy gminy w Polsce. Urzędnicy będą pracowali w aplikacji ŹRÓDŁO, dającej dostęp do danych. Nowy system zwiększy również bezpieczeństwo - został zbudowany w taki sposób, by maksymalnie chronić dane przed niepowołanymi osobami.

1 marca rusza System Rejestrów Państwowych (SRP). Nowy system informatyczny połączy  kluczowe z punktu widzenia funkcjonowania państwa rejestry. W zintegrowanym systemie znajdą się m.in. rejestry PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego.  

Jak jest obecnie?

Do tej pory każda gmina pracowała na odrębnym systemie. Co to oznacza? Dziś większość urzędników nie ma dostępu do wszystkich danych zawartych m.in. w zbiorze PESEL czy ewidencji dowodów osobistych. Mogą korzystać tylko z informacji, które dotyczą mieszkańców ich gminy. To dlatego większość spraw, np. odebranie odpisu aktu urodzenia lub wyrobienie dowodu osobistego, musimy załatwiać w urzędzie właściwym dla naszego miejsca zameldowania.  Co więcej, informacje wprowadzane w systemach lokalnych trafiają do centralnego zbioru PESEL po kilku, a nawet kilkunastu dniach. Inne instytucje uprawnione do dostępu do tych informacji (np. ZUS czy NFZ na potrzeby ubezpieczenia zdrowotnego) otrzymują je z jeszcze większym opóźnieniem, stąd częste problemy nieaktualności naszych danych w ich systemach.

Jak będzie po 1 marca?

Celem wprowadzanych zmian jest bezpośrednie zasilanie rejestru PESEL oraz umożliwienie urzędnikom i uprawnionym instytucjom dostępu do wszystkich informacji zgromadzonych w kluczowych rejestrach państwowych. Oznacza to, że dzięki Systemowi Rejestrów Państwowych sprawy  związane z dowodami osobistymi czy aktami stanu cywilnego załatwimy w dowolnym urzędzie na terenie całego kraju. Dlaczego tak się stanie? Wszystkie gminy zostaną podłączone do systemu (SRP) i uzyskają dostęp do ogólnopolskiej bazy danych. Dzięki temu adres naszego zameldowania nie będzie decydował o właściwości urzędu. Większość spraw załatwimy w każdej gminie, ponieważ urzędnik znajdzie nasze dane w systemie i wyda nam np. akt urodzenia.

Jak będą pracowali urzędnicy?

Dzięki SRP urzędnicy nie będą musieli już prowadzić między sobą korespondencji by uzyskać informacje - wszystkie potrzebne dane znajdą w systemie. Urzędnicy będą pracowali w aplikacji ŹRÓDŁO. To prosty i bezpieczny program do przetwarzania danych gromadzonych w Systemie Rejestrów Państwowych. Aplikacja ta zostanie udostępniona bezpłatnie wszystkim uprawnionym podmiotom (np. gminom oraz urzędom wojewódzkim).  Nie należy także zapominać o bezpieczeństwie - dane obywateli to sprawa bardzo wrażliwa. Nowy system został zbudowany w taki sposób by maksymalnie chronić je przed niepowołanymi osobami.

JAKIE BĘDĄ KORZYŚCI?

Wniosek o wydanie dowodu osobistego w wybranym urzędzie

Teraz, aby złożyć wniosek o dowód osobisty, trzeba osobiście przyjść do odpowiedniego urzędu. Dodatkowo – jeżeli np. urodziliśmy się w innym mieście – przy wniosku o pierwszy dowód koniecznie trzeba dostarczyć odpis skrócony aktu urodzenia. Co się zmieni od 1 marca? Dowód osobisty będziemy mogli wyrobić w wybranym, najbliższym urzędzie, niezależnie od adresu zameldowania. Dodatkowo już wkrótce planujemy uruchomienie w całym kraju możliwości sprawdzenia przez Internet, czy dowód jest już gotowy do odbioru by nie fatygować się niepotrzebnie do urzędu. Obecnie taką usługę oferują tylko niektóre gminy – w oparciu o lokalne aplikacje.

Odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, śluby, zgony)

Dziś do załatwienia wielu spraw konieczne są odpisy z naszych aktów stanu cywilnego. Dotychczas musieliśmy osobiście jechać do miejsca, w którym przechowywany był nasz akt (w przypadku aktu urodzenia miejscowość, w której przyszliśmy na świat). Dziś jesteśmy w ciągłym ruchu i często zmieniamy miejsce zamieszkania. Dla wielu z nas pozyskanie odpisu oznaczało konieczność długiej podróży i brania urlopu w pracy. Wraz z uruchomieniem nowego systemu SRP i tę sprawę będzie można załatwić dużo łatwiej. W wielu sytuacjach (np. sprawach załatwianych w urzędach stanu cywilnego) odpisy nie będą już nam potrzebne, a w innych - podobnie jak w przypadku dowodu osobistego, po 1 marca możemy udać się do wybranego urzędu stanu cywilnego i poprosić o odpis. Jeśli nasz akt trzeba będzie wprowadzić do systemu, na odpis być może będzie trzeba poczekać kilka dni, ale nie będziemy musieli już nigdzie jeździć.

Ponad 10 tysięcy pracowników gmin zdało egzamin z obsługi nowego Systemu Rejestrów Państwowych. Egzamin był częścią szkoleń dla pracowników wydziałów ewidencji ludności i wydziałów dowodów osobistych urzędów gmin oraz urzędów stanu cywilnego, którzy od 1 marca będą pracowali na nowym systemie. Szkolenia były prowadzone przez pracowników Centralnego Ośrodka Informatyki.

Szkolenia - ponad 15,8 tys. kont na platformie e-learningowej

Od 1 marca osoby, które pracują przy wykorzystaniu m.in. rejestru PESEL czy rejestru stanu cywilnego będą miały dostęp do nowego Systemu Rejestrów Państwowych. Nowy system dostępny jest poprzez aplikację ŹRÓDŁO i to właśnie na jej obsłudze koncentrowały się przeprowadzone szkolenia. Urzędnicy mogli w praktyczny sposób poznać zarówno nowy sposób obsługi obywateli, jak również nowe mechanizmy i procedury.

Szkolenia składały się z dwóch części. Pierwsza część była stacjonarna, tzw. liderska, a druga prowadzona była online.

Każda z gmin wydelegowała na szkolenia stacjonarne – liderskie, po jednej lub po dwie osoby. Podczas szkolenia osoby te otrzymały zarówno przygotowanie merytoryczne jak i praktyczne. Przygotowanie merytoryczne dotyczyło przedstawienia nowych podstaw prawnych i procedur. Natomiast przygotowanie praktyczne polegało na pracy pod okiem trenerów na szkoleniowej wersji aplikacji ŹRÓDŁO. Ze szkoleń stacjonarnych skorzystało 4280 urzędników.

Ze szkoleń online mogli skorzystać wszyscy pracownicy urzędów gmin, którzy od 1 marca będą obsługiwać nowy System Rejestrów Państwowych. Szkolenia odbywały się na specjalnie przygotowanej platformie e-learningowej, na której umieszczono materiały wyjaśniające w przystępny sposób, jak obsługiwać aplikację ŹRÓDŁO. Na platformie dostępnych było ponad 15,8 tys. kont. Uczestnicy szkolenia mogli sami wykonywać przykładowe zadania, które w praktyce pomagały poznać nowy sposób obsługi obywateli. Platforma umożliwiała także kontakt z trenerami, którzy na bieżąco odpowiadali na pojawiające się pytania i wątpliwości.

Egzamin - ponad 10 tys. urzędników zdało egzamin

Egzamin z praktycznej znajomości obsługi aplikacji ŹRÓDŁO zdało łącznie 10 025 osób z 16 województw. Egzamin przeprowadzono w dwóch terminach: od 10 do 12 grudnia 2014 r., był to tzw. egzamin zerowy oraz od 19 do 23 stycznia 2015 - egzamin właściwy.

Egzamin obejmował trzy zestawy zadań. Jeden zestaw dotyczył pracy z rejestrem PESEL; drugi odnosił się do Rejestru Dowodów Osobistych, a trzeci do Bazy Usług Stanu Cywilnego. Każdy z zestawów składał się z 5 zadań, które należało wykonać w aplikacji szkoleniowej. W trakcie egzaminu konieczne było poprawne wykonanie minimum trzech czynności z zakresu odpowiadającego obowiązkom urzędnika.

1 marca rusza System Rejestrów Państwowych (SRP). Nowy system informatyczny połączy  kluczowe z punktu widzenia funkcjonowania państwa rejestry. W zintegrowanym systemie znajdą się m.in. rejestry PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego.   Urzędnicy będą korzystali z Systemu Rejestrów Państwowych za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO.

Czym jest System Rejestrów Państwowych (SRP)?

W ramach SRP zintegrowane zostaną najważniejsze polskie rejestry. Dziś większość urzędników nie ma dostępu do wszystkich danych zawartych m.in. w zbiorze PESEL czy ewidencji dowodów osobistych. Mogą korzystać tylko z informacji, które dotyczą mieszkańców ich gminy. Dzięki systemowi urzędnicy i uprawnione instytucje uzyskają dostęp do wszystkich informacji zgromadzonych w kluczowych rejestrach państwowych. To dlatego od 1 marca będziemy mogli m.in. złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego lub załatwić sprawę związaną z aktami stanu cywilnego (np. uzyskanie odpisu aktu urodzenia) w dowolnej gminie na terenie całego kraju.

ŹRÓDŁO - aplikacja do obsługi Systemu Rejestrów Państwowych (SRP)

ŹRÓDŁO to prosty i bezpieczny program do przetwarzania danych gromadzonych w Systemie Rejestrów Państwowych (wcześniej urzędy pracowały na różnych programach i rejestrach). Aplikacja ta zostanie udostępniona bezpłatnie wszystkim podmiotom (np. gminom oraz urzędom wojewódzkim) korzystającym na co dzień z SRP. Nowa aplikacja nie będzie wymagała utrzymywania specjalistycznego sprzętu.

Aplikacja ŹRÓDŁO została stworzona z myślą o uproszczeniu pracy na rejestrach państwowych. Zapewnia ona m.in. dostęp do danych w trybie online, automatyczną weryfikację danych oraz umożliwia generowanie raportów i zestawień niezbędnych do prowadzenia statystyk oraz podsumowań.

Od 1 marca w nowym dowodzie osobistym nie będzie już informacji o adresie zameldowania. Dzięki integracji rejestrów państwowych, urzędy same w razie potrzeby zweryfikują nasze dane adresowe w rejestrze PESEL. W banku czy u notariusza wystarczy oświadczenie obywatela potwierdzone własnoręcznym podpisem.

Dowód osobisty jest dokumentem potwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie. Dane adresowe nie są informacją, która stanowi o tożsamości osoby, więc ich zamieszczanie w dowodzie osobistym nie jest konieczne. Do tej pory około 400 tys. osób rocznie było zmuszonych do wymiany dowodu osobistego z powodu zmiany adresu zameldowania. Z nowego wzoru dowodu osobistego zniknie adres. Dzięki temu, przy zmianie meldunku, nie będzie trzeba każdorazowo wymieniać dokumentu tożsamości.

Czy bank zażąda ode mnie zaświadczenia o zameldowaniu?

Co w sytuacji, kiedy będziemy chcieli wziąć kredyt w banku lub otworzyć konto? Zmiany w danych, które będą zawarte w nowym dowodzie osobistym, zostały wcześniej skonsultowane ze Związkiem Banków Polskich. Związek poinformował, że nie będzie wymagał od swoich klientów zaświadczeń o zameldowaniu. Informację o adresie banki pozyskają z pisemnych oświadczeń. W takim oświadczeniu klient banku potwierdzi prawdziwość podanych danych własnoręcznym podpisem.

Dotychczas banki informacje o adresie zamieszkania czy adresie korespondencyjnym również czerpały z oświadczeń. Przypomnijmy, że wiele formalności w banku wciąż możemy załatwić na podstawie paszportu. To także dokument tożsamości, który nie zawiera informacji o adresie zameldowania.

Czy mając nowy dowód będę miał problemy u notariusza?

Notariusz podczas sporządzania aktu notarialnego jest zobowiązany przede wszystkim potwierdzić tożsamość danej osoby – tak wynika z treści ustawy o notariacie. Bez względu na to, czy będziesz miał dowód z adresem zameldowania, czy bez, tożsamość zostanie potwierdzona. Przypomnijmy, że nie weryfikujemy tożsamości przy pomocy danych adresowych.

Jednym z elementów aktu notarialnego – oprócz danych osobowych - jest adres miejsca zamieszkania. Ustawa prawo o notariacie przewiduje, że w akcie notarialnym zamieszcza się oświadczenia stron. Notariusz może więc przyjąć oświadczenie o adresie zamieszkania (potwierdzone własnoręcznym podpisem).

Czy odbiorę na poczcie list polecony lub paczkę?

Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami prawa pocztowego, przesyłkę odbieramy pod adresem wskazanym przez nadawcę. Nie musi on być zgodny z adresem naszego zameldowania. Jeśli listonosz zostawi nam awizo, przesyłkę odbierzemy we wskazanej placówce pocztowej. Tam potrzebujemy jedynie zweryfikować tożsamość odbiorcy, bez konieczności potwierdzania adresu. Dodajmy, że aktualnie wiele osób bez problemu odbiera przesyłki pod adresem innym, niż ten, który znajduje się w dowodzie osobistym.

Od 1 marca 2015 r. będzie obowiązywał nowy wzór dowodu osobistego obsługiwany przez nowy System Rejestrów Państwowych.

Co nowego będzie zawierać dowód osobisty

• Pojawi się szereg nowych zabezpieczeń. M.in. dwukrotnie powtórzone zdjęcie posiadacza, mikrodruki, tłoczenia i specjalne farby. Dzięki temu znacznie trudniej będzie go sfałszować.
• Na dowodzie znajdą się informacje o polskim obywatelstwie.

Czego nie będzie zawierać dowód osobisty

• Zniknie adres zameldowania. Dzięki temu, przy każdej zmianie meldunku nie trzeba będzie wymieniać dowodu.
• Nie będzie także informacji o kolorze oczu i wzroście ani skanu podpisu posiadacza. Zrezygnowano z wszelkich danych, które nie są niezbędne albo polegają na subiektywnej ocenie obywatela lub urzędnika.

Nowa fotografia do dowodu

• Fotografia, która będzie wykorzystywana w dowodzie osobistym będzie taka sama jak ta, która obowiązuje w paszportach.
• Zdjęcie dołączone do wniosku powinno być wykonane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.

Wniosek o nowy dowód złożymy w dowolnej gminie

• Dowód będzie można wyrobić w najbliższym urzędzie gminy, niezależnie od meldunku. Dotychczas mogliśmy to zrobić tylko w urzędzie właściwym dla naszego miejsca zameldowania. Nasz nowy dokument odbierzemy w tym samym urzędzie, w którym złożyliśmy wniosek.
• Wniosek o wydanie dowodu osobistego złożymy na nowym, bardziej przejrzystym wniosku. Prace nad wnioskiem poprzedziliśmy badaniem, z którego wynika, że obywatele w nowym formularzu popełniają 5 razy mniej błędów.

Czy musisz wymienić stary dowód

Nie! Dotychczasowe dowody osobiste zachowają ważność do upływu terminów w nich określonych. Nie będzie konieczności wymiany dokumentów.

Tak jak do tej pory dowód osobisty otrzymamy za darmo.